Pat MCGREW
Baskı tesisinizde her gün yaptığınız en pahalı şey, müşterilerle konuşmak ve işlerine fiziksel olarak dokunmaktır. Yapmanızı istedikleri işi daha iyi anlamak için müşterilerle konuşursunuz ve müşterinin amacının baskı altı malzemesine aktarıldığından emin olmak için baskı öncesi veya sürecin diğer noktalarında işe dokunursunuz. Ancak her konuşmanın ve her dokunuşun finansal bir etkisi vardır. Sürece yardımcı olması için iş akışı araçlarına güvenirken, çoğu şirkette devam etmekte olan işler hakkında bilgi toplamak ve iletişim kurmak için kullanılan elektronik tablolar, beyaz tahtalar ve yapışkan notlar da vardır. Bu doğal! Bununla birlikte, ne kadar çok konuşup dokunursanız, işte o kadar az para kazanırsınız.
İş akışı, en fazla işi en düşük maliyetle yapmanıza olanak tanıyan bir altyapı olmalı – ancak zaman içinde belirli bir ihtiyaçları, iş türlerini ve müşterileri karşılamak için uygulamaya konulan çözümler aşınmaya ve sürtünmeye başlar. İyi niyetli ekip üyeleri, ek adımlar ekler, adımları atlar, iş akışı yazılımının izlemediği şeyleri izlemek için e-tablolar oluşturur ve ne olduğunu fark etmeden önce, iş akışınız belgelenmemiş ve verimsiz bir dizi bağlantı kesme adımından oluşur. Çalışmanızın artık akmadığını, bir dizi çember ve engelden geçip geçmediğini nasıl anlarsınız? Sahip olduklarınıza hızlıca göz atın ve daha verimli olmanıza yardımcı olabilecek ortaya çıkan çözümlere bakın.
Geleceği planlayacağınız yeri değerlendirmek
İş akışı hiçbir zaman baskıdaki en büyük konuşma konusu olmadı. Bazıları iş akışı yazılımına gerekli bir kötülük olarak bakar. Şikayetler kurulum ve kurulumdaki zorluklardan anlaşılması çok zaman alan karmaşık kullanıcı arayüzlerine kadar uzanmaktadır. Şikayetler, genel olarak pazarlanmadan önce belirli bir matbaa yapılandırmasının ihtiyaçlarını karşılamak için yaratılan yazılımlarla uğraşma gerçeğindeki bazı dayanaklara sahiptir. Ardından, son on yılda baskı üretimindeki değişiklikleri ekleyin ve yüklenen iş akışının bugün yapılan işe mükemmel şekilde uyma olasılığı iyi olmayacaktır.
Geçerli baskı işleri ile senkronize olmayan bir iş akışının yaygın belirtilerinden bazıları şunlardır:
- Faturalandırılabilmeleri için daha fazla sayıda kısa süreli / küçük parti işin alınması, üretimi ve sevkiyaktı sıkıntısı,
- Artan sayıda fazla mesai, iş kâr marjlarını etkilemektedir.
- Manuel temas noktaları gerektiren otomasyon çözümleri – otomasyon adaları.
- Hiç kimsenin kullanmadığı kurulu yazılım.
- Aynı işlev için birden çok işlem – bazen birleşme ve devralmaların sonucu.
Bu koşullardan herhangi biri size zaman ve paraya mal olacak, ancak eklendikçe, kârlı bir şekilde çalışma yeteneğinizi ciddi şekilde etkileyebilirler. Ne yazık ki, bu durumlar zamanla kendilerini düzeltmez ve zorlu bir iş akışının üzerine daha fazla yazılım eklemeye çalışmak genellikle altta yatan sorunları onarmadan daha fazla maliyet ekler.
Yeni bir iş akışı çözümü için bu denetimi yazmadan önce, iş akışınızda bir yürüyüşle başlayan bir öz değerlendirme yapın. Bu, çoğu iş akışı uzmanı tarafından operasyonel mükemmelliğe geçiş için başlangıç noktası olarak önerilen en iyi uygulamadır. İş akışınıza bir beyaz tahta ile başlayın. Yaptığınız iş türlerini en üst düzeyde tanımlayın. Ekipmanınızı ve yazılımınızı listeleyin. Varlık listeleriniz varsa, onlarla başlayın ancak düzenlemeye hazır olun! Bir sonraki durak, bir baskı işi ile çalışmaya başladığınız noktadır.
Bazı kuruluşlar, satın alınan veya inşa edilen web-to-print çözümlerini benimsemişken, diğerleri hâlâ telefonla veya yalnızca bir satış elemanı veya baskı komisyoncusu aracılığıyla sipariş alarak çalışmaktadır. Tüm bu başlangıç noktalarına sahip olabilirsiniz. Birlikte çalıştığınız satıcıya veya komisyoncuya bağlı olarak çeşitli web-to-print çözümlerinin yanı sıra farklı iş alım yöntemlerine sahip olduğunuzu keşfedebilirsiniz. İşin size nasıl geldiğine dair bazı notlar alın, çünkü endüstri anketlerinde en yıkıcı alan budur. Bu, müşterileriyle birlikte, her yıl aynı ritmde olan uzun statik çalışmalardan, daha fazla çeşitle daha düşük tirajlı işlere geçiş yapan şirketler için özellikle geçerlidir.
İşlerin basımevine nasıl girdiğine baktığınızda, mağazadan farklı iş türleriyle yürüyün. Teknik özellikleri onaylamak, baskı altı malzemelerine karar vermek, teslimat beklentilerini ayarlamak için müşterilere kaç telefon araması gerektiğini dinleyin. İşler baskı öncesi ve kontrol masası olarak ilerledikçe, eksik unsurlar için kaç iş reddediliyor? İşin ilerlemesinin gerçek ölçüsü yüklü iş akışı çözümlerini kullanan herkes mi, yoksa özel elektronik tablolar ve dizüstü bilgisayarlar mı? İş planlamasını gözden geçirin ve tekrar çalışma sayısını izleyin. Basılmış ve bitirilmeyi bekleyen işler var mı? Üretim panolarınız varsa, göstergeleri yürüyüşünüzde bulduğunuz şeye ne kadar yakın? Gördüğünüz her şeyi kaydedin.
Şimdi varlık listelerinize geri dönün ve yüklü olan yazılımı arayın ve kullanılanla karşılaştırın. Hâlâ bakım ödediğiniz kullanılmayan yazılım paketleriniz var mı? İşte bazı tasarrufları yakalamak için bir yer. Yüklü her yazılım aracına bakın ve nerede kullanıldığını ve iş akışı sürecini nasıl ilerlettiğini belirleyin. Baskı üretimi iş akışınızın bu yenilenmiş görünümüne sahip olduğunuzda, verimsizlikleri ortadan kaldırmanıza ve iş akışınızla para kazanmanıza yardımcı olabilecek trendleri ve ortaya çıkan teknolojileri düşünmenin zamanı geldi!
İş akışı platformunuzu oluşturun
Endüstri 4.0 tarafından bilgilendirilen veri merkezli çözümlerden, yeni bir Hizmet Olarak Yazılım (SaaS) iş akışı seçeneklerinin platform ve çerçeve yönelimlerine kadar, üretim iş akışınızı yeniden oluşturma fırsatı sizin elinizde. drupa 2016’dan bu yana sektör, bulut tabanlı bilgi işlem, hem teslimat hem de ödeme için abonelik modelleri ve bir iş akışı mimarının araçları platformlara ve çerçevelere ekleyerek ısmarlama bir akış oluşturmasına olanak vermek için tasarlanmış yeni bir platform kümesiyle uyumluluktan yararlanmak için iş akışı çözümlerini yeniden yapılandırdı.
Farklı yazılım araçlarının bir iş akışında birlikte çalışmasına olarak veren bir yöntem olarak platformlar belirgin avantajlar sağlar. Switch platformuna entegrasyon için 70’ten fazla uygulama bulunan Enfocus Switch gibi bir platform düşünün. CloudPrinter’dan el yazısı oluşturucularına, PDF araçlarına ve meta veri işleme uygulamalarına kadar Switch platformu, bir iş akışı mimarının üretim iş akışının büyük bölümlerini optimize etmek için araçları birleştirmesine olanak veriyor. HP, drupa 2016’da tanıtılan ve PrintOS pazarına düzenli olarak eklenen yeni çözümlerle genişlemeye devam eden PrintOS platformu ile benzer bir yaklaşım sunuyor. Bu platformların belirleyici özelliği, uygulamaların platforma entegre etmek için iyi tanımlanmış uygulama programlama arabirimleri (application programming interfaces – APIs) kullanmasıdır ve bu sayede bir araç kullanmaya başlamadan önce denemeyi kolaylaştırır. Kilit iş akışı satıcıları tarafından sunulan daha fazla platformun ve mevcut platformlara eklenti olarak sunulan iyi tanınan araçların duyurularının görülmesini bekleyin.
Keypoint Intelligence Üretim İş Akışı Direktörü Ryan McAbee platformlar üzerine şu açıklamayı dile getiriyor: “İş akışı platformlarına duyulan ihtiyaç yalnızca endüstri birleştikçe ve ambalaj gibi analog-ağırlıklı segmentler daha fazla dijital dönüşüme uğradıkça artacaktır. Nihai baskı yöntemine bakılmaksızın tüm uygulama türleri, ön kontrolden renk yönetimine kadar iyi tanımlanmış iş akışı adımları gerektirir. Sonuç olarak, baskı iş akışı platformları, siparişleri akıllı bir şekilde tek bir sistemde işlemek ve yönlendirmek için evrensel bir iş akışı oluşturan sınıfının en iyisi bileşenleri kullanarak değişen endüstri ihtiyaçlarını desteklemek için çok uygundur.”
Üretim baskıcıları, baskı alıcılarını baskı üreticilerine bağlayan gelişmekte olan baskı özelleştirme platformlarını da dikkate almalıdır. Cimpress, Cloudprinter, Gelato ve InkRouter gibi şirketler, herhangi bir yazıcının kapladığı alanı her yerde genişletebilecek farklı yeteneklere ve teslim konumlarına sahip baskı sağlayıcılarına erişmeyi kolaylaştıran global ağ platformları geliştirdi.
Bir platform için hazır değilseniz, mevcut ortamınıza entegre edilebilen ve her temas noktasında işlerle ilgili verileri yakalayabilen ve bu bilgileri yalnızca üretim alanını değil, yönetimi bilgilendiren üretim panolarına aktarabilen araç ve süitleri arayın. Modern matbaada, marjların karşılanmasını sağlamak için her işle ilgili her maliyeti tanımlayabilmek önemlidir. Alışveriş listenizi drupa 2021’e taşıyın ve donanım çözümleri stantlarındaki bağımsız yazılım sağlayıcıları ve ortak çözümlerin özellikleriyle zaman geçirin. İşletmeniz değiştikçe ve büyüdükçe ölçeklenebilirlik hakkında sorular sorun ve sunulan örnek olayları gözden geçirmek için zaman ayırın. Birkaç dakikalık okuma son derece faydalı olabilir.
İş akışı ile para kazanma
İyi tasarlanmış bir iş akışının vaadi, yalnızca gerekli yazılım araçlarını içermesi, üretim ve iş panolarına kullanılabilir veriler sağlamasıdır. Yeni ürün hatlarına uyum sağlamak için zaman içinde yukarı veya aşağı ölçeklenebilir ve yeni baskı ve son işlem teknolojileri operasyonel mükemmelliktir. Gereksiz maliyetleri, gereksiz temas noktalarını ve gereksiz işlemleri ortadan kaldıran altyapıyı sağlar.
2019 InfoTrends Avrupa Yazılım Yatırım Görünümü’nde, iş akışı en çok göz ardı edilen 1,4 milyon avro maliyet merkezi olarak belirlendi. Amaç, baskı öncesi faaliyetleri, işlerin nasıl satıldığını ve dosyaların alındığını proaktif olarak yöneterek bunu bir kâr merkezine dönüştürmek olmalıdır. İş akışı değerlendirmeniz, iş akışı sürecindeki en büyük maliyet noktası olan işi almanın gerçek maliyetlerini belirlemenize yardımcı olmalıdır. Diğer anketler, işin düzene koyulacak kısımlarını ararken araştırılacak kilit bir unsur olarak işi almayı – işin satış noktasından baskı noktasına getirilmesini – tanımlamayı desteklemektedir.
Birden çok web-to-print ve dosya yakalama portalına sahipseniz, bu konsolda birleştirme yapmak için iyi bir zamandır. Ölçeklenebilir ve güvenli olmalıdır. İşler e-posta veya FTP üzerinden geliyorsa otomatikleştirmek zordur. En iyi çözümler müşterilerin dosya yüklemelerini kolaylaştırır ve dosyaları otomatik olarak varlık, bas komutu öncesi kontrol etme ve tüm iş özelliklerinin iş için eksiksiz olduğundan emin olma seçenekleri sunar. Bu tek başına saatlerce zaman kazandırabilir. Daha sofistike çözümler, işlerinizi oluşturduğunuz iş kurallarına göre otomatik olarak yönlendirebilir ve yine insanları bu süreçten çıkarabilir.
Bu çözümlerden herhangi birinin, çalışma süreçleriniz ve kurulum ve uygulama zamanınız hakkında keskin bir anlayış gerektireceğini unutmayın. Bununla birlikte, bir kez yapıldıktan sonra, maliyet tasarrufu yapılacaktır. Ve iş akışınızla bu şekilde para kazanırsınız: Orada olmaması gereken masrafları çıkarırsınız.
Print MIS çözümlerine, ERP çözümlerine, onay yönetim sistemlerine ve faturalama ve ödeme yönetimi için iş platformlarına bağlantı konusuna bakarken aynı yolu izleyin.
Sonraki adımlarınız
drupa’nın değeri, her çözüm sağlayıcısının orada olması. Fuarda zamanınızı planlarken, yazılım satıcılarıyla konuşmak için en az bir gün planlayın. Zorluklarınızı anlatın ve iş akışınızda nerede patinaj olduğunu açıklamaktan korkmayın. Bu satıcılar her şeyi duymuştur ve devam eden baş ağrısı olarak iş akışından finansal başarınızın altyapısı olarak iş akışına nasıl ulaşabileceğiniz konusunda fikir sahibi olacaklardır.
